Accord de sous-traitance des données personnelles

Vous déterminez les finalités et les moyens du traitement des données personnelles contenues dans les médias que vous soumettez : vous en êtes le responsable de traitement. Nous les traitons uniquement pour votre compte et sur vos instructions : nous sommes votre sous-traitant.

Cette qualification ne vaut que pour le contenu de vos médias. Pour les données de votre compte — adresse e-mail, facturation, journaux techniques — nous agissons en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites aux mentions légales.

• Objet : transcription automatique en texte des contenus audio et vidéo que vous soumettez.
• Nature des opérations : réception, stockage temporaire, transcodage, traitement par un modèle de reconnaissance vocale, restitution et conservation de la transcription.
• Finalité : la seule fourniture du service. Vos contenus ne sont jamais utilisés pour entraîner un modèle, ni à des fins statistiques, commerciales ou publicitaires.
• Durée : celle de votre contrat, augmentée des délais de suppression prévus à l'article 7.

Nous ne maîtrisons pas le contenu de vos médias. Les données traitées sont celles que vous choisissez de soumettre, et peuvent notamment comprendre :

• la voix et les propos des personnes enregistrées ;
• toute donnée d'identification énoncée à l'oral : nom, fonction, coordonnées, appartenance à une organisation ;
• le cas échéant, des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, dont la soumission relève de votre seule responsabilité et suppose une base légale spécifique.

Les personnes concernées sont celles apparaissant dans vos médias : participants à une réunion, interlocuteurs, intervenants, tiers cités.

Nous nous engageons à :

• ne traiter les données que sur vos instructions documentées, dont l'usage du service constitue l'expression ;
• garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter y soient tenues ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 6 ;
• vous notifier sans délai injustifié, et au plus tard sous soixante-douze heures après en avoir pris connaissance, toute violation de données affectant vos contenus, avec les éléments utiles à votre propre notification ;
• vous aider, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées, et à satisfaire vos obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD ;
• vous informer si une instruction nous paraît constituer une violation du RGPD.

Vous autorisez de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. Nous vous informerons par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins trente jours avant sa mise en œuvre ; vous pourrez alors résilier sans frais si vous vous y opposez pour un motif légitime.

Vos médias et les transcriptions produites sont traités et stockés exclusivement dans l'Union européenne. Le seul transfert hors UE concerne les données d'identification liées à une connexion via Google ou GitHub, lorsque l'utilisateur choisit ce mode d'authentification ; il repose sur le cadre de protection des données UE—États-Unis (EU-US Data Privacy Framework). Une connexion par adresse e-mail n'implique aucun de ces prestataires.

Compte tenu de l'état de l'art et des risques, nous mettons en œuvre notamment :

• le chiffrement des communications en transit (TLS) ;
• le chiffrement au repos des médias et des transcriptions stockés ;
• le cloisonnement des données par compte, et une authentification par session ou par clé d'API révocable ;
• la limitation des accès aux personnes qui en ont besoin, et la journalisation des accès techniques ;
• des sauvegardes régulières et des mises à jour de sécurité des composants d'infrastructure.

Les fichiers média soumis sont supprimés après traitement. Les transcriptions produites restent accessibles depuis votre compte jusqu'à ce que vous les supprimiez.

À la fin du contrat, ou sur votre demande, vos transcriptions sont supprimées de nos systèmes actifs sous trente jours, et des sauvegardes sous quatre-vingt-dix jours, délai de rotation de celles-ci. Aucune copie n'est conservée au-delà, sauf obligation légale de conservation.

Vous pouvez exporter vos transcriptions à tout moment depuis votre compte avant suppression.

Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent accord. Vous pouvez demander, une fois par an et moyennant un préavis raisonnable, la communication d'éléments documentaires sur nos mesures de sécurité.

Un audit sur site n'est envisageable qu'en cas de motif sérieux — violation de données vous concernant ou manquement caractérisé — aux frais du demandeur, dans des conditions ne compromettant ni la sécurité ni la confidentialité des données de nos autres clients.

Pour toute question relative au présent accord ou à la protection des données, écrivez à contact@techtuel.com ou utilisez le formulaire de contact.